Outsourcing księgowości cieszy się dużą popularnością wśród firm o różnej wielkości i strukturze. Powodów jest wiele, w tym konieczność posiadania specjalistycznej wiedzy do prowadzenia rozliczeń i często zmieniające się przepisy podatkowe. Na czym dokładnie polega outsourcing księgowości i na jaki zakres wsparcia mogą liczyć przedsiębiorcy?
Czym jest outsourcing księgowości?
„Outsourcing” to zwrot pochodzący z języka angielskiego, który oznacza „pozyskiwanie z zewnątrz”. W biznesie outsourcing nie jest nowością – jego idea w dzisiejszym rozumieniu powstała jednak na początku ubiegłego wieku. Outsourcing polega na wydzieleniu z przedsiębiorstwa niektórych procesów i następnie przekazaniu ich realizacji zewnętrznemu partnerowi. Jednym z częściej podlegających outsourcingowi procesów biznesowych jest księgowość.
Jak wskazuje nazwa, outsourcing księgowości polega na powierzeniu wyspecjalizowanej firmie prowadzenia ksiąg rachunkowych (często wraz z prowadzeniem kadr), sprawozdawczości podatkowej i kontaktów z urzędami (m.in. skarbowym). W rezultacie przedsiębiorstwo nie musi tworzyć wewnątrz swojej struktury działu księgowości. Takie rozwiązanie ma szereg korzyści.
Outsourcing księgowości – jaki jest zakres wsparcia?
O zakresie współpracy zawsze decydują zainteresowane strony. Jednak firmy oferujące BPO to podmioty wyspecjalizowane – proponują one kompleksową obsługę w wybranym obszarze. W przypadku outsourcingu księgowości zakres wsparcia może obejmować zarówno prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i sprawy kadrowe.
Outsourcing księgowy – przykładowe usługi:
- świadczenie usług księgowych zgodnie z ustawą o rachunkowości,
- sporządzanie deklaracji podatkowych, deklaracji do ZUS,
- przygotowanie raportów dla zarządu,
- archiwizacja dokumentów,
- przygotowanie sprawozdań finansowych zgodnie z aktualnymi przepisami,
- naliczanie wynagrodzeń pracowników,
- prowadzenie akt osobowych.
W zależności od potrzeb firma może zatem przekazać na zewnątrz obsługę całej księgowości lub jej wybranego fragmentu, np. kadr. W przypadku firm działających na wielu rynkach zewnętrzny partner może realizować usługę nadzoru księgowego, a zatem kontrolować wewnętrzny dział księgowości. To metoda ograniczania ryzyka wystąpienia błędów, np. w deklaracjach składanych do urzędów.
Zdarza się, że zakres wsparcia nie dotyczy bieżącego prowadzenia księgowości – zewnętrzny partner otrzymuje zadanie w postaci przeglądu ewidencji księgowej za lata poprzednie. Taka sytuacja może mieć miejsce np. przed planowanym przekształceniem przedsiębiorstwa.
Jakie korzyści płyną z outsourcingu księgowości?
Popularność outsourcingu księgowego ma kilka źródeł. Kwestią podstawową są koszty. Delegowanie na zewnątrz organizacji wszystkich zadań działu księgowości oznacza spore oszczędności – firma nie musi zatrudnić specjalistów, dbać o ich rozwój (opłacać szkoleń), nabywać sprzętu i oprogramowania czy zapewniać przestrzeni biurowej. W zależności od rozmiaru firmy oszczędność wynikająca ze współpracy z zewnętrznym partnerem może być liczona w setkach tysięcy złotych.
Chociaż to właśnie niższe koszty najczęściej zachęcają przedsiębiorców do korzystania z outsourcingu, to outsourcing księgowości ma więcej zalet. Cele, jakie można osiągnąć, korzystając z tej usługi, to:
- ograniczenie ryzyka błędów – zewnętrzna firma specjalizuje się w zagadnieniach związanych z podatkami,
- usprawnienie obiegu dokumentów – często wiąże się to z digitalizacją dokumentacji i obniżeniem kosztów jej archiwizacji,
- wsparcie w optymalizacji procesów – rozpoczęcie współpracy z zewnętrznym partnerem często jest poprzedzone audytem.
Dodatkowym atutem jest dbałość o bezpieczeństwo danych. Firmy oferujące usługę outsourcingu księgowości doskonale wiedzą, jak wrażliwymi informacjami operują. Stąd też zostają one właściwie zabezpieczone.
Decydując się na outsourcing księgowości, kadra zarządzająca może również w pełni skoncentrować się na rozwoju przedsiębiorstwa. Jednocześnie w każdym momencie będzie ona miała dostęp do danych, na podstawie których możliwe będzie podejmowanie strategicznych decyzji.
